Jak przemyślany harmonogram zabezpieczył terminową realizację kolekcji swetrów

Profil Klienta

Marka odzieżowa specjalizująca się w produkcie odzieży z wełny merino. W ofercie znajdują się różnorodne produkty, takie jak swetry, bluzy, czapki, szale, T-shirty oraz skarpety. Wspólnym elementem wszystkich produktów jest surowiec – wełna merino.

Wyzwanie

Pod koniec lutego 2022 roku klient nawiązał z nami kontakt w celu zaplanowania kolekcji na sezon jesień-zima. Bezpośrednią przyczyną rozmów była niezadowalająca współpraca z poprzednim dostawcą, który nie dostarczył zamówionych produktów na czas. Dostawy zamawianych produktów Klient otrzymywał bardzo nieregularnie, dostawca podawał różne przyczyny opóźnień, brak mocy przerobowych oraz opóźnienia w dostawach surowca. Do lutego 2022 roku  Klient  nie otrzymał części zamówionych produktów na sezon jesień-zima 2021.

Naszym zadaniem było zaplanowanie dostaw na kolejny sezon jesień-zima 2022/23, tak, aby klient mógł otrzymać całą kolekcję w ustalonych terminach.

Podjęte działania

Diagnoza przyczyn niepowodzeń

W pierwszej fazie współpracy poprosiliśmy klienta o szczegółowy opis wcześniejszych doświadczeń z dostawcą. Okazało się, że zamówienie obejmowało łącznie kilkanaście modeli odzieży. Każdy z modeli występował w kilku kolorach, a kilka modeli miało wzory w paski. Były to modele zarówno męskie jak i damskie oraz dziecięce, każdy z nich w kilku rozmiarach. To było skomplikowane zamówienie. Klient projektował i zlecał produkcję modeli w różnych terminach (od kwietnia do września), oczekując dostaw od sierpnia do listopada. Zrozumieliśmy, że kluczowym elementem, którego brakowało we wcześniejszej współpracy, było odpowiednie zaplanowanie działań.

Planowanie

Planowanie rozpoczęliśmy od wyznaczenia etapów realizacji zamówienia i oszacowania terminów ich wykonania. Zaproponowaliśmy następujące etapy:

• Projektowanie kolekcji (6 tygodni): Klient ustalał kolorystykę, ilości oraz terminy dostaw.
• Zamówienie surowca na prototypy (3 tygodnie).
• Produkcję prototypów i przekazanie ich do oceny klientowi (6 tygodni).
• Wprowadzenie poprawek do prototypów i ponowne przekazanie do akceptacji (3 tygodnie).
• Zamówienie surowca do produkcji (5 tygodni).
• Produkcję i dostawę do klienta.

Po wstępnej analizie stwierdziliśmy, że mimo pozornej ilości czasu, na zaplanowanie wszystkich działań mieliśmy zaledwie 23 tygodnie, co oznaczało, że produkcję można rozpocząć w przełomowym momencie, a kolejne wyzwania były nieuniknione. W trakcie planowania zidentyfikowaliśmy kilka potencjalnych zagrożeń, takich jak:

1. Wydłużenie czasu oczekiwania na surowiec w kolorze, którego dostawca nie miał w karcie kolorów, a klient MUSIAŁ go mieć w kolekcji.
2. Wakacyjna przerwa w pracy przędzalni, ponieważ włoscy dostawcy zwyczajowo nie pracują w sierpniu.
3. Brak jakiegokolwiek buforu na opóźnienia, których nie da się przewidzieć (np. opóźnienia transportu surowca, awaria maszyny, choroba technologa).

Wdrożenie działań

• Poprosiliśmy klienta o jak najszybsze dostarczenie tech packów z modelami, kolorami i ilościami. Warunkiem było, aby projekty wszystkich modeli zostały przekazane w jednym czasie, abyśmy mogli opracowywać całą kolekcję. Dodawanie kolejnych modeli po rozpoczęciu prac niweczyłoby cały plan.
• Zabezpieczyliśmy moce produkcyjne naszych technologów, by byli gotowi do wykonania prototypów w ustalonym czasie.
• W międzyczasie zaproponowaliśmy klientowi surowiec od dwóch dostawców z prośbą o wstępne wybranie kolorów.
• Na podstawie wytycznych zamówiliśmy surowiec potrzebny do wykonania  prototypów.
• Gdy klient dostarczył tech packi, mieliśmy już zabezpieczony surowiec i czas naszych technologów, co pozwoliło na szybkie przystąpienie do produkcji prototypów.
• Będąc w ciągłym  kontakcie z Klientem pokazywaliśmy po kolei pierwowzory do akceptacji i ewentualnych poprawek. Dzięki takim działaniom udało nam się skrócić termin wykonania pierwszych czterech etapów  harmonogramu z 18 do 13 tygodni! Była połowa czerwca, a my mogliśmy zamówić surowiec!

Produkcja i realizacja zamówienia:

Zamówiliśmy surowiec i mogliśmy zająć się monitorowaniem tego, czy wyjedzie on z włoskiej przędzalni w terminie. Takie monitorowanie jest wbrew pozorom bardzo istotne, w zupełnie innym zamówieniu zdarzyło nam się, że włoski dostawca wyprodukował surowiec zgodnie z terminem ale zapomniał nam go wysłać i zamknął fabrykę na urlop. Kiedy zorientowaliśmy się było już za późno, Włosi opalali się na plaży , a fabryka miała 4 tygodniową przerwę. Na szczęście w opisywanym tutaj casie wszystko poszło zgodnie z planem i otrzymaliśmy surowiec do produkcji w odpowiednim czasie.

Znając od kilkunastu tygodni parametry zamówienia (ilości w poszczególnych modelach, czas potrzebny do produkcji na każdym jej etapie ) mogliśmy zabezpieczyć nasze moce produkcyjne tak, aby zamówienia na poszczególne modele realizować zgodnie z terminami ustalonymi z Klientem

Terminy ustaliliśmy tak, że pozostał nam jeszcze czas na bufory bezpieczeństwa. Takie bufory (czyli kilka do kilkunastu dni zapasu) staramy się zawsze uwzględnić w harmonogramie na wypadek, gdyby wydarzyło się coś nieprzewidzianego.

Kolejno przystąpiliśmy do produkcji poszczególnych modeli i realizowaliśmy dostawy w ustalonych terminach. Na tym etapie już wiedzieliśmy, że całe zamówienie zakończy się sukcesem, bo wszystko już zależało tylko od nas, a mieliśmy jeszcze bufory bezpieczeństwa.

Rezultat

Klient otrzymał skomplikowane, składające się z kilkunastu modeli zamówienie w ustalonych terminach i mógł skupić się na działaniach sprzedażowych.

Co zadecydowało o sukcesie?

Sukces tej współpracy można przypisać kilku kluczowym elementom:

• Wczesny kontakt ze strony klienta:  Wydawałoby się, że 6 miesięcy przed terminem pierwszej dostawy to dużo czasu, ale jak widać w opisywanym przypadku to wcale nie jest za wcześnie. Możemy stwierdzić, że na taki kontakt nigdy nie jest za wcześnie. Jeśli nie wiesz ile czasu potrzeba na Twoją produkcję, skontaktuj się z nami i zapytaj. To nic nie kosztuje, a może zaoszczędzić sporo pieniędzy i rozczarowań.
• Zoptymalizowany harmonogram działań: Dobrze przygotowany plan współpracy z klientem to klucz do sukcesu. Jesteśmy przekonani, że poprzedni dostawca naszego Klienta mógł być dobrym, doświadczonym producentem. Niestety w tamtej współpracy zabrakło początkowego etapu – planowania.
• Monitorowanie działań: Regularny kontakt z klientem na każdym etapie projektu pozwolił na szybką reakcję w przypadku jakichkolwiek odchyleń od planu. 

Dzięki odpowiedniemu zarządzaniu, elastyczności i współpracy, udało nam się zrealizować zamówienie, co potwierdza, że dobrze zaplanowane działania w trudnych sytuacjach prowadzą do sukcesu i długotrwałych relacji biznesowych. Jeśli potrzebujecie pomocy w zaplanowaniu swojego harmonogramu, zapraszamy do kontaktu!

Chcesz dowiedzieć się więcej o naszej współpracy?